Apakah tujuan surat rasmi dibuat? Secara umumnya, surat rasmi dibuat untuk pelbagai tujuan rasmi. Antaranya ialah:-
- Surat Permohonan: Memohon Pekerjaan, Bantuan Kewangan, Lawatan Sambil Belajar.
- Surat Rayuan: Rayuan Kemasukan ke Sekolah Berasrama Penuh atau MRSM, Derma mahupun Bantuan Wewangan.
- Memaklumkan tidak hadir ke sekolah.
- Surat Jemputan: Jemputan ke Mesyuarat PIBG, Jemputan ke Majlis Perasmian
- Aduan: Kerosakan, Pencemaran.
Baca: HONG KONG SHENZEN DAN GUANGZHOU CHINA
Baca: Panduan dan Contoh Resume Terbaik Untuk Diikuti
Panduan dan Tip Menulis Surat Rasmi Terbaik
- Kandungan surat rasmi mestilah ditulis pada gaya yang formal atau standard. Gunakan bahasa melayu yang ringkas. Namun, pada masa yang sama pastikan ianya tidak terlalu ringas hingga mengurangkan mahupun mengaburi mesej yang ingin disampaikan dalam surat tersebut.
- Berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi, penggunaan bahasa bombastik adalah tidak digalakkan. Gunakan gaya bahasa yang straight to the points atau straight forward.
- Kecuali perenggan pendahuluan (pertama) dan penutup (terakhir), nomborkan setiap perenggan yang dibuat bermula dengan nombor 2 dan seterusnya.
Baca: Senarai Cawangan Wong Solo – Ayam Penyet Sedap
- Baca dan semak karangan surat rasmi yang dibuat berulang kali khususnya berkaitan ejaan, tatabahasa dan format. Langkah terbaik adalah libatkan beberapa orang untuk bantu membuat semakan.
- Kata panggilan ‘Tuan’ atau ‘Puan’ adalah kata hormat umum yang selalu digunakan. Kata hormat lain yang turut digunakan ialah ‘Yang Berbahagia’, ‘Datuk’, ‘Datin’ dan sebagainya. Namun, jika tidak pasti akan status mahupun jantina, memadai untuk meletakkan kata panggilan ‘Tuan’.
- Gunakan ejaan bahasa melayu yang penuh. Elakkan penggunaan singkatan perkataan.
Baca: Hero Malaya – Ucapan Hari Lahir Untuk Ayah
Contoh Surat Rasmi Permohonan (Muat Turun – Versi M.Word)
Persatuan Kadet Remaja Sekolah,
Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Medan,
83400 Sri Medan Batu Pahat,
Johor
—————————————————————————
Tuan Guru Besar,
Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Medan,
83400 Sri Medan Batu Pahat ,
Johor 05 APRIL 2020
Tuan,
Memohon Mengadakan Perkhemahan Tahunan Kelab Remaja Sekolah
Berhubung perkara di atas, Saya Ahmad Din bin Wak Leman, selaku Setiausaha Persatuan Kadet Remaja Sekolah (KRS) Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Medan ingin membuat permohonan untuk mengadakan Perkhemahan Tahunan Persatuan Kadet Remaja Sekolah bagi tahun 2020.
2. Untuk makluman pihak tuan, Ahli Jawatankuasa Persatuan Kadet Remaja Sekolah telah merancang untuk mengadakan aktiviti perkhemahan tahunan. Butir-butir perkhemahan adalah seperti ketetapan berikut:-
Tarikh : 6 Mei 2020 hingga 8 Mei 2020
Tempat : Padang Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Medan
Peserta : 50 orang ahli
3. Tujuan perkhemahan ini diadakan adalah sebagai aktiviti tahunan persatuan ini. Selain itu, perkhemahan ini diadakan untuk memberikan pengalaman di samping dapat memupuk nilai-nilai murni dalam kalangan murid seperti berdisiplin, bekerjasama dan berdikari.
4. Kami berharap pihak tuan dapat menimbang permohonan ini sewajarnya. Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan kami dahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
Aiman Hakim
…………………………………
(Ahmad Din bin Che Leman)
Setiausaha Persatuan Kadet Remaja Sekolah
Sekolah Menengah Kebangsaan Seri Medan
Format dan Contoh Surat Rasmi Terkini Format dan Contoh Surat Rasmi Terkini